Анализ системы управления персоналом в ООО «Зест-Персонал»

Анализ системы управления персоналом ООО «Зест-Персонал» начнем с исследования организационной структуры компании (см. рисунок 2.1).
Директор
Руководитель отдела массового подбора персонала
Специалисты по подбору персонала
Помощник специалиста по подбору персонала
Руководитель отдела прочих услуг
Старший тренер
Заместитель директора
Руководитель отдела общего подбора персонала
Специалисты по подбору персонала
Помощник специалиста по подбору персонала
Главный бухгалтер
Бухгалтер материальной группы
Бухгалтер расчетной группы
Коммерческий директор
Менеджеры по продажам
Маркетолог
Тренеры
Руководитель сектора делопроизводства
Специалисты по делопроизводству
Рис. 2.1 – Организационная структура ООО «Зест-Персонал»
Как видно по данным рисунка 2.1 на ООО «Зест-Персонал» линейно-функциональная организационная структура. Во главе компании находится директор ООО «Зест-Персонал», действующий от имени общества в соответствии с Уставом без доверенности. Директор представляет собой высший исполнительный орган ООО «Зест-Персонал». В сферу компетенции директора ООО «Зест-Персонал» входит:
1. разработка стратегии развития компании;
2. реализация функций по осуществлению общего контроля за деятельности персонала компании;
3. общее руководство деятельности компании.
На ООО «Зест-Персонал» в непосредственном подчинении директора находится 4 сотрудника: главный бухгалтер, коммерческий директор, руководитель отдела прочих услуг и заместитель директора.
Главный бухгалтер на ООО «Зест-Персонал» отвечает за организацию ведения бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности компании, сдачу бухгалтерской и иной отчетности, а также реализацию контрольных функций, направленных обеспечение экономного использования материальных и финансовых, ресурсов компании. Коммерческий директор на ООО «Зест-Персонал» осуществляет руководство отделом продаж и в его компетенцию входит:
1. Продвижение услуг компании, посредством осуществления рекламных, а также маркетинговых кампаний.
2. Руководство и контроль деятельности менеджеров по продажам.
3. Разработка и отбор используемых в деятельности отдела продаж технологий и алгоритмов.
В подчинении заместителя директора находятся два отдела, занимающихся рекрутингом. Это отдел массового подбора персонала и отдел общего подбора персонала, который реализуется все направления рекрутинга за исключением подбора персонала на массовые позиции. Руководитель отдела прочих услуг отвечает за такие направления деятельности ООО «Зест-Персонал», как оказание компаниям-клиентам услуг по кадровому делопроизводству и обучение персонала. В целом на ООО «Зест-Персонал» организационная структура компания соответствует профилю, масштабу, задачам и целям её деятельности и её следует оценить как достаточно оптимальную.
Оценку состава, а также структуры кадров ООО «Зест-Персонал» начнем с анализа динамики общей численности сотрудников компании (см. рисунок 2.2.)
Рис. 2.2– Динамика общей численности сотрудников персонала ООО «Зест-Персонал» в 2016-2018 годах, чел.
На ООО «Зест-Персонал» наблюдается тенденцию к росту численности сотрудников компании. В 2017 году общая численность персонала ООО «Зест-Персонал» увеличилась с 43 чел. до 45 чел., т.е. на 2 сотрудников (47%), а по итогам 2018 году темпы прироста увеличились до 8,9%, а численность персонала ООО «Зест-Персонал» достигла уровня 49 человек. В таблице 2.3 приведена структура кадров ООО «Зест-Персонал» по категориям.
Таблица 2.3
Структуры кадров ООО «Зест-Персонал» в 2016-2018 годах по категориям
Показатели Среднесписочная численность, чел. Абс. отклонение, чел. Темп роста, %
2016 2017 2018 2017 / 2016 2018 / 2017 2017 / 2016 2018 / 2017
1 2 3 4 5 6 7 8
Руководители 7 8 8 1 0 114,3 100
Специалисты, в т.ч. 36 37 41 1 4 102,8 110,8
Продолжение таблицы 2.3
1 2 3 4 5 6 7 8
HR специалисты 30 31 34 1 3 103,3 109,7
прочие специалисты 6 6 7 0 1 100 116,7
Рабочие 0 0 0 0 0 Х Х
Итого 43 45 49 2 4 104,7 108,9
На рисунке 2.3 наглядности представим динамику структуры кадров ООО «Зест-Персонал» по отдельным категориям в процентах.
Рис. 2.3 – Структура кадров ООО «Зест-Персонал» по категориям
в 2016-2018 годах, %
По данным таблицы 2.3 и рисунка 2.3 наибольший удельный вес в общей численности сотрудников ООО «Зест-Персонал» приходится на HR-специалистов (специалистов по подбору персонала, помощников специалистов по подбору персонала, тренеров и специалистов по делопроизводству). Именно данную категорию сотрудников на ООО «Зест-Персонал» следует отнести к производственному персоналу. В течение исследуемого периода их численность увеличилась с 30 до 34 сотрудников, однако, несмотря на это удельный вес данной категории персонала даже снизился, хотя и незначительно (на 0,3%). Число производственных работников (HR специалистов) на прочий персонал (административный и непроизводственный) в 2016-2018 годах в целом был стабильным и варьировался от 2,14 до 2,31 чел.
Второй по значимости категорией сотрудников на ООО «Зест-Персонал» являются руководители, которых следует отнести к административному персоналу. Численность данной категории сотрудников с 2016 года по 2018 год увеличилась с 7 до 8 сотрудников за счет выделения в 2017 году направления массового подбора персонала в отдельное структурное подразделение и включение в штатное расписание руководителя отдела массового подбора персонала. Однако в целом удельный вес руководителей в общей численности персонала ООО «Зест-Персонал» является достаточно стабильной и составляет 16,3% (только в 2017 году она увеличилась до 17,8%, но в следующем году снова снизилась).
Численность прочих специалистов, которых на ООО «Зест-Персонал» следует отнести к непроизводственному персоналу, с 2016 по 2018 год увеличилась с 6 до 7 чел, т.е. на 16,7% (в 2018 году был принят в штат маркетолог). Удельный вес этой категории сотрудников в общей численности персонала в отличие от руководителей и HR-специалистов в течение исследуемого периода увеличился – с 14% до 14,3%. Далее проанализируем уровень образования сотрудников ООО «Зест-Персонал» (см. таблицу 2.4).
Таблица 2.4
Динамика структуры персонала ООО «Зест-Персонал»
по уровню образования в 2016-2018 годах
Уровень
образования 2016 2017 2018
Кол-во, чел. Доля в
общей
численности в % Кол-во, чел. Доля в
общей
численности в % Кол-во, чел. Доля в
общей
численности в %
Высшее
профессиональное 31 72,1 35 77,8 40 81,6
Среднее
профессиональное 12 27,9 10 22,2 9 18,4
Среднее 0 0 0 0 0 0
/
Прежде всего, следует отметить, что превалирующая часть сотрудников ООО «Зест-Персонал» имеют высшее образование. При этом в течение исследуемого периода наблюдалась положительная тенденция увеличения, как численности сотрудников, имеющих высшее образование, так и их удельного веса в общей численности персонала. Если в 2016 году высшее образование было у 72,1% (31 человек) сотрудников ООО «Зест-Персонал», то по итогам 2018 года этот показатель увеличился до 81,6% (40 человек).
Среднее специальное образование по состоянию на 1 января 2019 года было у 9 сотрудников ООО «Зест-Персонал». В отличие от сотрудников, имеющих высшее образование, в период с 2016 по 2018 году, как численность сотрудников компании со среднее специальным образованием, так и их удельный вес в общей численности персонала сокращались. Если в 2016 году среднее специальное образование было у 12 сотрудников (27,9% от общей численности персонала), то по итогам 2018 году только 9 сотрудников (18,4% от общей численности). Следует отметить, что в течение всего периода исследования в штате ООО «Зест-Персонал» не было ни одного сотрудника без профессионального образования. В целом уровень образования сотрудников ООО «Зест-Персонал» является достаточно высоким и имеет тенденцию к улучшению, что оказывает благоприятное влияние на эффективность деятельности компании. В таблице 2.5 представлена структура персонала ООО «Зест-Персонал» по возрасту.
Таблица 2.5
Динамика структуры персонала ООО «Зест-Персонал»
по возрасту в 2016-2018 годах
Возрастная
группа 2016 2017 2018
Кол-во, чел. Доля в
общей
численности в % Кол-во, чел. Доля в
общей
численности в % Кол-во, чел. Доля в
общей
численности в %
1 2 3 4 5 6 7
До 25 лет 5 11,6 10 22,3 13 26,5
Продолжение таблицы 2.5
1 2 3 4 5 6 7
От 26 до 35 лет 28 65,1 27 60 29 59,2
От 36 до 45 лет 6 14 5 11,1 4 8,2
От 46 до 55 лет 3 7 2 4,4 2 4,1
Старше 55 лет 1 2,3 1 2,2 1 2
Как видно по данным таблицы 2.5 в течение 2016-2018 годов превалирующая часть сотрудников ООО «Зест-Персонал» относилась к* возрастной группе от 26 до 35 лет

. Численность сотрудников данной возрастной группы в течение периода исследования варьировалась с 27 до 29 человек и в целом была стабильной. Однако удельный вес данной возрастной группы в общей численности персонала с 2016 по 2018 год снизился с 65,1% до 59,2%. Численность молодых сотрудников (до 25 лет), напротив, за последние три года увеличилась с 5 чел. до 13 чел., а её удельный вес с 11,6% до 26,5%, т.е. более, чем в 2 раза.
В целом в 2016-2018 годах наблюдалось омоложение персонала. Численность сотрудников старше 36 лет снизилась с 10 чел. до 7 чел., а удельный вес данных возрастных групп – с 23,3% до 14,3%. Следует отметить, что персонал компании в настоящее время является достаточно молодым, а средний возраст сотрудников по состоянию на 1 января 2019 года составляет всего 30 лет 8 месяцев. В таблице 2.6 представлена структура персонала ООО «Зест-Персонал» по стажу.
Таблица 2.6
Динамика структуры персонала ООО «Зест-Персонал»
по стажу в 2016-2018 годах
Возрастная
группа 2016 2017 2018
Кол-во, чел. Удельный вес, % Кол-во, чел. Удельный вес, % Кол-во, чел. Удельный вес, %
Менее 2 лет 7 16,3 12 22,3 13 26,5
От 2 до 7 лет 11 25,6 10 22,2 11 22,4
От 8 до 13 лет 17 39,5 17 37,8 18 36,7
Более 13 лет 8 18,6 6 13,3 7 14,3
Как видно по данным таблицы 2.4, но ООО «Зест-Персонал» удельный вес сотрудников, стаж которых превышает 3 года, в общей численности персонала относительно небольшой. При этом в течение исследуемого периода он снизился с 18,6% до 14,3%. Наибольший удельный вес, у сотрудников с общий трудовым стажем в интервале от 8 до 13 лет. Несмотря на то, что численность сотрудников данной группы по трудовому стажу с 2016 по 2018 год увеличилась с 17 чел. до 18 чел., их удельный вес в общей численности не только не вырос, но даже снизился с 39,5% до 36,7%.
Удельный вес сотрудников с небольшим трудовым стажем (до 2-х лет) в общей численности персонала ООО «Зест-Персонал», напротив, с 2016 по 2018 год увеличилась с 16,3% до 26,5%, т.е. более, чем в 1,6 раза. В целом следует отметить, что в настоящее время по трудовому стажу персонал компании обладает достаточным потенциалом для выполнения возложенных на них функций, однако наблюдается тенденцию ухудшения данного показателя, вследствие подбора сотрудников с небольшим опытом работы. На рисунке 2.4 представлена структура персонала ООО «Зест-Персонал» по гендерному признаку.
Рис. 2.4 - Структура персонала ООО «Зест-Персонал» по
гендерному признаку, %
Как видно по данным рисунка 2.4. на ООО «Зест-Персонал» гомогенный женский коллектив. Удельный вес мужчин в общей численности варьируется от 4,7% до 6,7%. Данный аспект обуславливает потребность учета особенностей управления гомогенными трудовыми коллективами при реализации кадровой политики предприятия. В завершении рассмотрим показатели движения персонала на ООО «Зест-Персонал» (см. таблицу 2.7).
Таблица 2.7
Показатели движения персонала на ООО «Зест-Персонал»
в 2016-2018 годах
Наименование показателя 2016 г 2017 г 2018 г
Коэффициент оборота по приему 0,233 0,273 0,34
Коэффициент оборота по увольнению 0,209 0,227 0,255
Коэффициент текучести кадров 0,209 0,227 0,255
Коэффициент общего оборота кадров 0,442 0,5 0,596
Коэффициент замещения 1,111 1,2 1,333
Как видно по данным таблицы 2.7 в течение всего периода исследования показатели движения персонала имели тенденцию к росту. Увеличение коэффициента оборота по приему кадров обуславливалось, как ростом общей численности сотрудников агентства, так и ростом текучести кадров на ООО «Зест-Персонал». Коэффициент текучести с 2016 по 2018 год увеличился с 0,209 до 0,255. Следует отметить, что уровень текучести кадров на ООО «Зест-Персонал» значительно выше уровня естественной текучести, принимаемой как 3-5%. Фактически по итогам только 2018 года уволился каждый четвертый сотрудник, что оказывает неблагоприятное влияние на кадровую стабильность в компании.
В целом необходимо отметить, что организационная структура на ООО «Зест-Персонал» является достаточно оптимальной и соответствующей профилю, задачам и целям деятельности агентства. В целом следует отметить, что ООО «Зест-Персонал» обладает значительным кадровым потенциалом. Коллектив агентства достаточно молодой, но его сотрудника обладают достаточным профессиональным опытом, и имеет хорошее образования. Рост общей численности сотрудников ООО «Зест-Персонал» и недостаточную кадровую стабильность (из-за высокого уровня текучести кадров) обуславливают повышение роли такой подсистемы управления персоналом, как подбор сотрудников.
2.3. Актуальное состояния системы подбора персонала в ООО «Зест-Персонал»
Основные этапы применяемой в настоящее время на ООО «Зест-Персонал» системы подбора персонала для удовлетворения собственных потребностях в кадрах представлены на рисунке 2.4.
Отбор кандидатов по формальным признакам
Очное собеседование
с кандидатом 1-го уровня
Очное собеседование
с кандидатом 2-го уровня
Испытательный срок
Принятие решения о соответствии кандидата для замещения данной вакантной должности
Определение требований к кандидатам и размещение информации об открытой вакансии
Рис. 2.4. - Основные этапы применяемой системы подбора персонала на ООО «Зест-Персонал» для собственных нужд
Первый этапом подбора персонала на ООО «Зест-Персонал» является определение требований к кандидатам и размещение информации об открытой вакансии. Следует отметить, что на ООО «Зест-Персонал» для каждой должности существуют утвержденные требования к сотрудникам, включающие в себя:
- требования по образованию сотрудников;
- требования по общему трудовому стажу по профилю вакантной должности;
- требования к владению компьютером, оргтехникой и навыки по работе со специализированным программным обеспечением (для бухгалтеров – это, прежде всего, «1С: Предприятие», для специалистов по подбору персонала – E-Staff).
- требования по наличию профессиональных знаний и навыков.
Наличие утвержденных требований к каждой вакантной должности позволяют обеспечить оптимизацию затрат времени на подбор персонала, т.к. при открытии вакансии помощник специалиста по подбору персонала, который осуществляется непосредственное размещение информации об открытой вакансии, может оперативно размещать информацию, не ожидая пока сотрудник ООО «Зест-Персонал», инициирующий найм, сформулирует требования к сотруднику. Однако формализованные требования не в полной мере учитывают все предъявляемые к кандидатам требования. Фактически требования к кандидатам для замещения вакантной должности формулируются при включении данной должности в штатное расписание ООО «Зест-Персонал». В дальнейшем данные требования практически не корректируются, что обуславливает возникновение расхождение между формализованными и фактическими требованиями к кандидатам. С течением времени обязанности сотрудников на той или иной должности могут изменяться, при этом их функции могут, как увеличиваться, что соответственно требовать новых навыков и умений, так и уменьшаться. Кроме того, изменение требований может быть следствием внедрение новых рекрутинговых технологий, либо новых IT-программ. Отклонения между формализованными и фактическими требованиями к кандидатам снижают эффективность отбора персонала по формальным признакам.
Во-первых, это может привести к тому, что кандидаты будут отсеиваться из-за несоответствия по уже не актуальным критериям. К примеру, до 2017 году на менеджеров по продажам возлагались функции, связанные с реализацией рекламной и маркетинговой кампаний, поэтому от них требовались соответственные знания и умения. Однако после включения в штатное расписание ООО «Зест-Персонал» маркетолога, данные функции перешли к нему, и потребность в данных навыках к менеджерам по персоналу отпала, однако в формальных требованиях к должности они в настоящее время еще присутствуют