Анализ коммуникационного процесса в ООО «VFS Global»

Бизнес подвергается влиянию как экономических, так и социальных факторов. Поэтому наладить комфортное общение, включающее получение полной информации и возможность обратной связи между коллективом и руководством, является важной составляющей менеджмента.
В рамках ООО «VFS Global» было проведено исследование по определению типов коммуникантов: доминантный, мобильный, ригидный и интровертный. в опросе приняли участие 12 человек, результаты показаны на рис. 11.
Рис.11. Типы коммуникантов в ООО «VFS Global»
Коммуникационная сеть компании – это полная связь всех подразделений между собой и представляет собой тип «дом» (рис.12).
Рис. 12. Коммуникационная сеть типа «дом»
«Дом» - система связанных между собой элементов по нескольким каналам связи, при этом система образует замкнутую структуру. Сеть содержит большой круг коммуникаций, в который входят все элементы, и два малых. Однако из-за большой связности возникает опасность информационной перегрузки (по множеству каналов от одного к другому передается большой поток информации).
В ООО «VFS Global» приняты каналы коммуникации: обсуждения при личном общении, письма, рассылаемые сотрудникам по электронной почте, skape общение и звонки в форме телеконференции, общий корпоративный сервер обеспечивает документооборот. По форме общения, преобладают коммуникации, которые осуществляются вербально (устная речь).
Если рассматривать личностные коммуникации, то это обмен информацией между людьми при личных встречах, который возникает для удовлетворения потребности в общении. Обычно в рабочее время общение между коллегами носит формальный характер, когда неформальные общение чаще всего проявляется на мероприятиях вне рабочего времени.
В организациях используют восходящие вертикальные коммуникации. Это означает, что руководитель в конце каждого месяца предоставляет генеральному директору отчет, в котором указаны все результаты проделанной работы с заметки и замечаниями, а также предложениями, которое могут поступать от самих сотрудников.
Далее происходит обратная связь от руководства (вертикали ныне исходящие коммуникации)

. Получив ежемесячный отчет руководитель внимательно его изучает, учитывая все замечания, пожелания и т.д. и далее уже даёт план дальнейших действий и указания к работе.
На ежегодном собрании всего коллектива компании ООО «VFS Global» реализуются похожие исходящие и восходящие коммуникации. Собираясь, участники рабочего процесса подводят итоги годичной деятельности, а также обсуждают качество своей работы, выделяя отдельные положительные и неудачные моменты, учитывают возможности дальнейшего развития.
Открытым остаётся вопрос о горизонтальной коммуникации. В наиболее частых случаях данных вид коммуникации осуществляется не формальным путём, то есть переговорами сотрудников между собой без включения в этот вопрос руководства.
В рамках ООО «VFS Global» было проведено исследование по оценке каналов коммуникаций, используемых в передачи информации, по критериям (Приложение 2). В опросе приняли участие 12 человек. Результаты оценки представлены в таблице 5.
Таблица 5 – Оценка каналов коммуникации в ООО «VFS Global»
Канал
коммуникации Оценка информации %
выражение
Личное
общение Поступающая информация не всегда уместна, понятна, достоверна, полная, своевременна. Соблюдается адресность и доступность. 50
Электронная
почта Поступающая информация уместна, понятна, достоверна, соблюдена адресность и доступность. Не всегда соблюдена своевременность и полнота информации. 30
Skape Соблюдаются почти все критерии к информации, кроме доступности в силу технических ограничений данной программы. 5
Телеконференции Соблюдаются все критерии к поступающей информации