Роль коммуникаций в управлении организацией

На любом предприятии имеются каналы коммуникации и сеть «Линия связи между двумя сотрудниками или предприятиями», которые являются коммуникационным каналом. Эти сети создаются в том случае, когда несколько объектов связываются вместе несколькими каналами. Данная сеть создает связи между сотрудниками, а так же между высшими руководителями и каждыми производственными единицами предприятия. Сеть коммуникации может выражаться в различной конфигурации.
Главной задачей при выборе сети коммуникации является использование варианта их строения, отвечающего конкретным показателям предприятия и характеристикам решаемой им проблемы.
Любая современная организация обязана время от времени производить оценку рациональности используемых сетей коммуникации. Здесь стоит иметь ввиду такие пункты, как:
- какая часть коллектива включена в коммуникацию и как получает информационный поток не включенная часть);
- насколько загружены каналы (если каналы перегружены – это нарушает алгоритм);
- финансовый аспект распространения информации (эффективные приемы «окупают» себя, неэффективные ведут к удорожанию процесса);
- быстрота передачи информации (маленькая скорость затормаживает процесс, информация быстро устаревает и становится неактуальной). [7, с.216]
Рабочий процесс менеджеров на любом уровне неэффективно без слаженного процесса передачи информации. Именно этот персонаж в организации является распространителем информационных потоков от руководства к коллегам, подчиненным и потребителям. Его обязанность – отметки на документах, запись замечаний, работа с электронной почтой, просмотр отчетов, подготовка презентаций, проведение групповых собраний, провозглашение речей и передача сообщений о своих решениях другим людям. Таким образом, менеджеры информируют руководство, а решения передают исполнителям. Без процесса коммуникации невозможно организовать рабочий процесс и координировать действия персонала.
По оценкам экспертов около 80% времени руководства всех уровней тратится на те, или иные коммуникации.
Коммуникационный процесс – важное связующее звено в менеджменте

. Посредством этого процесса происходит связь между организациями и внешней средой, взаимосвязь всех отделов предприятия и согласование всех принимающихся решений.
Процессы управления, положительный эффект от совместного труда в значительной мере зависит от того, как менеджеры принимают т интерпретируют полученную информацию, а также отправляют эти данные людям, связанным общим делом. То есть основное требование здесь – умение менеджеров правильно построить эффективный коммуникационный процесс на предприятии.
Задачами управленцев являются следующие пункты:
- организация сетей коммуникации;
- повышение информационного качества;
- комплексное и целенаправленное применение информационных потоков для решения управленческих вопросов.
Коммуникативный процесс – неотъемлемый компонент любого взаимодействия, однако, для их эффективности необходим соответствующий навык управленцев. Поэтому каждый руководитель должен:
- разбираться в механизмах развития процесса коммуникации, характере внешнего воздействия на полученные результаты;
- обладать навыками эффективного информационного обмена.
Для решения сложных вопросов необходимо иметь специалиста на предприятии, который займется изучением и совершенствованием коммуникационной системы компании.
Согласно статистике, если организация высокоэффективна в сфере коммуникационных процессов, то она является высокоэффективной в любых видах деятельности.
Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных - 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). То есть исполнитель способен выполнять свою работу эффективно, имея лишь пятую часть предназначенной для него информации.
Недостаточная эффективность вертикальной(как восходящей, так и нисходящей) коммуникации подтверждается данными о том, что ближайший начальник рабочих, покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации